1.2 员工入职培训方案

新员工入职培训是现代企业人力资源管理的重要内容，通常企业会制作培训方案，用以规范培训流程、监督培训效果。

在输入员工入职培训方案文档具体内容后，为了重点突出方案中的某些内容，要对字体格式、段落样式、页面背景等进行设置，并对文档进行审阅。

效果展示

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1.2.1 设置字体格式

为了使文档更丰富多彩，Word 2019提供了多种字体格式供用户进行文本设置。字体格式设置主要包括字体、字号、加粗、字符间距等的设置。

本小节的素材文件如下

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1. 设置字体和字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。

● 使用【字体】组

使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，选中文档标题“新员工培训方案”，1切换到【开始】选项卡，2在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择合适的字体，如选择【宋体】选项。

STEP2 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，如选择【二号】选项。

● 使用【字体】对话框

使用【字体】对话框对选中文本进行设置的具体步骤如下。

STEP1 1选中正文中的所有标题行，2切换到【开始】选项卡，3单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【字体】对话框，自动切换到【字体】选项卡，1在【中文字体】下拉列表中单击【黑体】选项，2在【字形】列表框中单击【加粗】选项，3在【字号】列表框中单击【四号】选项，4单击按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到设置效果，按照上面的方法将其余正文部分设置为【宋体】【五号】。

2. 设置加粗效果

设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“新员工培训方案”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3. 设置字符间距

通过设置Word 2019文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

STEP1 选中文档标题“新员工培训方案”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【字体】对话框，1切换到【高级】选项卡，2在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，3在【磅值】微调框中将磅值调整为【4磅】，4单击按钮即可。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2019提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案1.docx

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1. 设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过【段落】组进行设置，也可以通过【段落】对话框进行设置。

● 使用【段落】组

使用【段落】组中的各种对齐方式按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中标题“新员工培训方案”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，如下图所示。

● 使用【段落】对话框

STEP1 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【段落】对话框，1自动切换到【缩进和间距】选项卡，2在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【两端对齐】选项，3单击按钮。

2. 设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档段落与页边之间的距离。用户可以使用【段落】组或者【段落】对话框设置段落缩进。

● 使用【段落】组

STEP1 选中文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

STEP2 返回Word文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符，如图所示，可以看到向右缩进一个字符前后的对比效果。

● 使用【段落】对话框

STEP1 选中Word文档中的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，1在【缩进】组合框中的【特殊】下拉列表中选择【悬挂】选项，2【缩进值】微调框中默认为【2字符】，其他设置保持不变，3单击按钮。

3. 设置间距

间距是指行与行之间，段落与行之间，段落与段落之间的距离。用户可以通过如下方法设置行距和段落间距。

● 使用【段落】组

使用【段落】组设置行距和段落间距的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【A】组合键选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，1在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15倍的行距。

STEP2 选中标题行，1在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【增加段落后的空格】选项，随即标题所在的段落下方增加了一段空白间距。

● 使用【段落】对话框

打开本实例的原始文件，选中文档的标

题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，1调整【段前】微调框中的值为【1行】，调整【段后】微调框中的值为【12磅】，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中设置【12磅】，2单击按钮。

● 使用【页面布局】选项卡

选中文档中的内容，切换到【布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中同时将间距值调整为【0.5行】，效果如下图所示。

4. 添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

STEP1 打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，1在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【正方形】选项，随即在文本前插入了正方形项目符号。

STEP2 选中需要添加编号的文本，1在【段落】组中单击【编号】按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择一种合适的编号方式，即可在文本中插入编号。

1.2.3 设置页面背景

为了使Word文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案2.docx

最终效果\第1章\员工入职培训方案2.docx

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1. 添加水印

水印是指作为文档背景图案的文字或图像，Word 2019提供了多种水印模板和自定义水印功能，添加水印的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，1切换到【设计】选项卡，2在【页面背景】组中单击【水印】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

STEP2 弹出【水印】对话框，1选中【文字水印】单选钮，2在【文字】下拉列表中选择【禁止复制】选项，3在【字体】下拉列表中选择【方正楷体简体】选项，4在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认，5单击按钮。

提示 如下图所示，【文字】下拉列表中的信息如果不能满足用户的需求，用户可以在【文字】文本框中手动输入内容。

2. 设置页面颜色

页面颜色是指显示在Word文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果。页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体步骤如下。

STEP1 切换到【设计】选项卡，1在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【绿色，个性色6，淡色80%】选项。

STEP2 如果【主题颜色】和【标准色】中显示的颜色依然无法满足用户的需求，可以在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP3 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板中选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值，然后单击按钮，返回Word文档可以看到设置效果。

1.2.4 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2019提供了批注、修订、更改等审阅工具，借助这些工具，可以大大提高办公效率。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案3.docx

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1. 添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改情况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，1切换到【审阅】选项卡，2在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

STEP2 可以看到在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2019的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注的时间。

STEP3 如果要删除批注，可先选中批注框，在【批注】组中1单击【删除】按钮的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【删除】选项。

用户可以在批注框中单击【答复】按钮或【解决】按钮，讨论、跟踪批注。

2. 修订文档

Word 2019提供了文档修订功能，在打开修订功能的状态下，系统将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并标记出更改的内容。

STEP1 1切换到【审阅】选项卡，2单击【修订】组中的按钮，3在弹出的下拉列表中选择【批注框】→4【在批注框中显示修订】选项。

STEP2 1在【修订】组中单击按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

STEP3 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

STEP4 将文档的标题“新员工培训方案”的字号调整为“小一”，随即在右侧弹出一个批注框，显示了格式修改的详细信息。

STEP5 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，1在【修订】组中单击按钮，2在弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

STEP6 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3. 更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝所做的更改。更改文档的具体操作步骤如下。

STEP1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处修订】按钮或【下一处修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

STEP2 在【更改】组中1单击【接受】按钮的下半部分按钮，2在弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项。

STEP3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，退出修订状态。

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技巧1 设置局部区域不可编辑

可以将文档中的有些内容设置为例外项，不允许修改编辑。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第1章\劳动合同.docx

最终效果\第1章\无

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STEP1 打开本实例的原始文件，在“劳动合同双方当事人基本情况”表格中，按住【Ctrl】键的同时选中表格中的各个标题，1切换到【审阅】选项卡，2在【保护】组中单击【限制编辑】按钮。

STEP2 弹出【限制编辑】任务窗格，1在【编辑限制】组合框中勾选【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，2然后在其下拉列表中选择【不允许任何更改（只读）】选项，3在【例外项】列表框中勾选【每个人】复选框，4单击按钮。

STEP3 弹出【启动强制保护】对话框，1在【新密码】和【确认新密码】文本框中分别输入密码，此处输入“123456”，2单击按钮。

STEP4 返回Word文档，可以看到设置后的效果。

技巧2 协同修改文档时，更改修订者的用户名

如果文档需要多人传阅修改，这时最好每个人都将用户名改为自己的名字，这样在多人共同修改文档的过程中，就可以了解每个参与者都做了哪些修改。

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STEP1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【修订选项】对话框，单击按钮。

STEP3 弹出【Word选项】对话框，自动切换到【常规】选项卡，1在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中输入“qiuye”，在【缩写】文本框中输入“qy”，2单击按钮。

STEP4 返回【修订选项】对话框，再次单击按钮即可。

技巧3 隐藏不需要打印的文本

在Word打印过程中，用户有时候不想打印其中的某一部分文本，又不想把它删除，可以将其隐藏起来。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第1章\行政管理制度手册.docx

最终效果\第1章\无

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STEP1 打开本实例的原始文件，勾选要隐藏的文本，打开【字体】对话框。

STEP2 1在【效果】组合框中勾选【隐藏】复选框，2单击按钮。

STEP3 返回Word文档，看到选中的文本下方有与其他文本不同的虚线。

STEP4 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【打印】按钮，可以在右侧预览部分看到选中的文档已经被隐藏起来。

提示 要将隐藏的文本显示出来，需要打开【Word选项】对话框，1切换到【显示】选项卡，2在【始终在屏幕上显示这些格式标记】组中勾选【隐藏文字】复选框，单击按钮即可。

你问我答

Q1：为什么输入文本的时候自动替换了后面的文本？

因为按了【Insert】键，再按一次【Insert】键输入就正常了。【Insert】键是键盘上的一个功能键，主要用于在文字处理时切换文本输入的模式，可以选择插入模式或者改写模式。默认情况下为插入模式。当处于改写模式时，在光标位置新输入的字会替代原来的字。

Q2：批注和修订有什么不同？

开启修订功能后，用户可以直接修改文档，文档中也会显示出做了哪些修改，用户接受修订后文档就变成修改后的样子。插入批注，就是告诉阅读者，文档应该如何修改。

一般对于修改不多的文档，可以使用修订功能，也可以使用批注功能；而对于需要大篇幅进行修改的文档，一般用批注功能给出修改建议，由原作者修改。

职场拓展

1. 编辑行政工作计划

本章学习了面试通知文档的编辑，实际工作中我们会遇到很多内容多、层级复杂的文档，在编辑这种文档时，需要根据文档的类别，为其各级标题设置合适的字体、字号，也可能需要设计封面等。

下面是一个行政工作计划文档，需要读者在原始文件的基础上对其进行页面设置，在封面中插入图片及形状，美化文档。

思路分析

浏览【行政工作计划】文档，可以看到文档共6页，文档主要涉及设置字体格式、段落间距、插入图片、插入形状及文本框等内容。

下面介绍主要制作步骤，更详细的操作，可扫描二维码观看视频。

①打开【行政工作计划】文档，首先要设置各个标题及正文的字体、字号及段落间距。

②在设计封面时，首先要插入图片，在插入图片后，调整图片的放置位置很重要；图片设置完成后，插入形状美化页面，这里要注意调整其透明度。

③在封面上插入文本框，并设置文本的字体格式。

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2. 将多个修改的文档合并成一个文档

人力资源部在年初制定了一份人力资源规划书，制定完成后，需要发送给各个部门进行修订。各部门审阅者修改完成后回复给人力资源部时，就会有多个回复文档，一个一个看起来会比较麻烦，那么需要将各个回复文档整理到一个文档中进行最终修订。将多个文档合并成一个文档，需要在【审阅】的【合并文档】中完成。

思路分析

浏览【合并人力资源规划书】文档，可以看到文档共8页。这个练习主要涉及合并文档、修订文档以及查看合并后的文档等内容。

下面介绍主要制作步骤，更详细的操作，可扫描二维码观看视频。

①打开【人力资源规划书】文档，首先要在【审阅】选项卡中单击【合并】按钮。

②在【合并文档】对话框中打开要修订的原文档。

③使用同样的方法打开修订后的文件【销售部回复人资规划书】，在【修订的显示位置】组合框中选中【原文档】单选钮，单击【确定】按钮，可以看到合并后的效果。

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