2.2　采购计划的主要环节

采购计划的主要环节包括：采购认证和采购订单。采购认证，是指企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程。对于需要与供应商合作开发项目的采购方来说，就有必要进行采购认证。采购认证根据项目的大小、期限的长短等采取不同的认证方法。采购订单，是指企业采购部门向原材料、燃料、零部件、办公用品等的供应者发出的订货单，表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认。

2.2.1　认证的环节

采购计划程序是整个采购运作的第一步，应根据市场需求、企业生产能力和所需的采购量来确定。完整的采购计划包括采购认证计划和采购订单计划两部分。这两部分必须综合平衡，才能保证物料的采购成功。

采购认证—是企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程。

2.2.1.1　准备认证计划

（1）熟悉认证的物料项目

采购人员在拟定采购计划、与供应商接触之前，要熟悉认证的物料项目。

采购人员在搞清采购项目属于哪个专业范围之后，就应尽快熟悉该领域专业知识，这样才能做到在进行认证工作时得心应手。

（2）熟悉采购批量需求

要想制订较为准确的认证计划，要做到以下两点。

① 必须熟知物料需求计划。物料需求计划确定了采购的规模、范围和时间。

② 熟悉采购环境。目前物料采购环境有两种：一是在目前采购环境中可以找到的货源供应，另一种是新货源，这种新货源是原来的采购环境无法提供的，需要寻找新的供应商，或者与供应者一起研究新货源提供或生产的可行性。

（3）掌握余量需求

随着市场需求的增加，旧的采购环境容量不足以支持货源需求；或者随着采购环境呈下降趋势，该货源的采购环境容量在缩小，满足不了需求。以上两种情况产生余量需求从而要求对采购环境要求进行扩容。采购人员就要在市场调查的基础上选择新的采购环境。采购环境容量的信息可以由认证人员和订单人员提供。

（4）准备认证环境资料

采购环境的内容包括：认证环境和订单环境两个部分。认证过程是供应商样件及小批量试制过程，需要有强大的技术力量支持，有时需要与供应商一起开发；订单过程是供应商的规模化生产过程，突出表现是自动化机器流水作业及稳定的生产，技术工艺已经固化在生产流程中，所以它的技术支持难度较前者为小。

（5）制订认证计划说明书

制订认证计划说明书就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容包括：认证计划说明书（物料名称、需求数量、认证周期等），并附有需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。

2.2.1.2　评估认证需求

（1）分析需求

进行物料开发批量需求的分析，不仅要分析数量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。物料批量需求是各种各样的，计划人员应对开发物料需求做详细分析，必要时与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。

（2）分析余量需求

余量认证的产生来源：一是市场销售量的扩大；二是采购环境订单容量的萎缩；这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求的原因造成的，可以通过市场需求计划得以了解各种货源的需求量及时间；对于因供应商萎缩原因造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别得到。两种情况的余量相加即可得到总需求余量。

（3）确定认证需求

根据开发需求及余量需求的分析结果，确定认证需求。认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。

2.2.1.3　计算订单容量

（1）分析货源供应资料

企业需要采购的物料是多种多样的，如机械、电子、软件、设备、生活日用品等物料项目，加工过程各种各样，非常复杂。作为采购主体的企业，需要认证的物料项目可能是上千种物料中的几种，熟练分析几种物料的认证资料是可能的，但对于规模较大的企业，分析上千种甚至上万种物料的难度要大得多。企业的物料采购计划人员要尽可能熟悉物料采购项目的认证资料。

（2）计算总体订单容量

在采购环境中，供应商的订单容量与认证容量是两个概念。有时可以相互借用，但不是等量的。一般在认证供应商时，要求供应商只做认证项目。在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不愿意做样品认证。把采购环境中所有供应商的认证容量汇总，即可得到采购环境中所有供应商的总体认证容量。

（3）计算承接订单量

即供应商正在履行认证的合同量。

商品供应商在指定时间内的已经签下的订单量，称之为承接订单量。有时供应商各种物料容量之间进行借用，并且在存在多个供应商的情况下，其计算比较复杂。承接认证量等于当前供应商正在履行的认证合同量，承接认证量的计算也是一个复杂的过程。各种物品项目认证周期不同，一般是计算要求的某一时间段的承接认证量。最恰当，最及时的处理方法是借助于电子信息系统，模拟显示供应商以承接认证量，以便进行认证计划决策时使用。

（4）确定剩余订单容量

将某一物料所有供应商群体的剩余认证容量进行汇总得到该物料的剩余认证容量。公式：

物料的剩余认证容量=物料供应商群体总认证量–承接认证量

2.2.1.4　制订认证计划

（1）对比需求与容量

认证需求与供应商对应认证容量之间一般都会存在差异，如果需求小于容量，则无需进行综合平衡，直接按照认证需求制订认证计划；如果供应商对应容量小于认证需求量，则需进行认证综合平衡，对于剩余认证需求需要制订采购环境之外的认证计划。

（2）综合平衡

从全局出发，综合考虑市场、消费者需求、认证容量、商品生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求。

（3）确定余量认证计划

对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。

（4）制订认证计划

认证物料数量及开始认证时间的确定方法如下：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量

开始认证时间=要求认证结束时间–认证周期–缓冲时间

2.2.2　订单的环节

2.2.2.1　准备物料采购订单计划

（1）预测企业的市场需求

市场需求是采购的牵引项，要想制订较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，或销售计划。市场需求进一步分解便得采购需求计划。企业的年度销售计划在上一年末制订，并报送至各个相关部门，下发至销售部门、计划部门、采购部门，以便指导全年的供应链运作；根据年度计划制订季度、月度的市场销售需求计划。

（2）确定企业的生产需求

企业的生产需求对采购来说可以称之为生产物料需求。生产和物料需求的时间是根据生产计划确定的，通常生产物料需求计划是订单计划的主要来源。为了有利于理解生产和物料需求，采购计划人员需要熟知生产计划及工艺常识。在MRP系统之中，物料需求计划是主生产计划的细化，它主要来源于主生产计划、物料清单和库存文件；编制物料需求计划的主要步骤包括：确定毛需求，确定净需求，对订单下达日期及订单数量进行计划。

（3）准备订单环境资料

在订单商品的认证计划执行完毕之后，便形成该项商品的采购环境（也可称之为订单环境），订单环境资料包括：订单商品的供应商信息；订单比例信息；最小包装信息；订单周期，订单环境一般使用信息系统管理起来，订单人员根据市场需求的商品清单，从信息系统中查询了解该商品的采购环境参数及描述。

（4）制订订单计划说明书

制订订单计划说明书就是准备好订单计划所需要的资料，主要是订单计划说明书（商品名称、需求数量、到货日期等），附有：市场需求计划、采购需求计划、订单环境资料等。

2.2.2.2　评估物料采购订单需求

（1）分析市场需求

订单计划不仅仅来源于采购计划，因为订单计划除了考虑销售需求之外，还要兼顾市场战略、潜在的需求等，要对市场需求有一个全面的了解，远期发展与近期切实需求相结合。

（2）分析企业生产需求

分析生产需求，首先就需要研究生产需求的产生过程，其次再分析生产需求量和要货时间。因为每周都有不同的毛需求量和到货量，这样就产生了不同的生产需求，所以对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析是很有必要的。

（3）确定订单需求

根据市场需求、销售生产需求的分析结果，确定订单需求。订单需求的内容是：通过订单操作手段，在未来指定的时间里，将指定数量的合格商品采购入库。

2.2.2.3　计算订单容量

（1）分析物品（项目）供应资料

认证人员倾注大量时间和精力而得到的物品供应资料应牢记在计划人员的头脑中，以便下达订单计划时参照。

（2）计算总体订单容量

在采购环境中，供应商的总体订单容量是要关注的，订单容量的含义包括两个方面：一个是可供给的数量，另一个是可供给的到货时间。

甲供应商在1月15日之前可供应4万各开关（A型1万个，B型2万个，C型1万个），乙供应商在1月15日之前可供应5万个开关（A型1.5万个，B型1.5万个，C型2万个），那么在1月15日之前ABC三种开关的总体订单容量为9万个，其中A型2.5万个，B型3.5万个，C型3万个。

（3）计算承接订单量

商品供应商在指定时间内的已经签下的订单量，称之为承接订单量。有时供应商各种物料容量之间进行借用，并且在存在多个供应商的情况下，其计算比较复杂。

仍以上一个例子来说明，若甲供应商在1月15日之前承接A型8000个，B型1.5万个，C型9000个，乙供应商在1月15日之前承接A型1.3万个，B型1.2万个，C型2万个，那么在1月15日之前ABC三种开关的总体承接订单量为7.7万个，其中A型2.1万个，B型2.7万个，C型2.9万个。

（4）确定剩余订单容量

某商品所有供应商群体的剩余订单容量的总和，称之为该物料的制余订单容量。

物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量–已承接订单量。

如上例：开关剩余订单容量=9–7.7=1.3万个。

2.2.2.4　制订订单计划

（1）对比需求与容量

需求小于容量情况下，依据需求制订订单计划；供应商容量小于需求量情况下，要求物料平衡环节，对于剩余物料需求需要制订认证计划。

（2）综合平衡

综合考虑市场、销售、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需求。

（3）确定余量认证计划

对于剩余需求，要提交认证计划制订者处理，并确认能否按照需求规定的时间及数量交货，为了保证货源及时供应，此时可简化认证程序，由具有丰富经验的认证计划人员操作。

（4）制定订单计划

订单计划做好后就可以按照计划进行采购了。采购订单计划里，有两个关键指标：下单数量和下单时间。

下单数量=生产需求量–计划入库量–现有库存量+安全库存量

下单时间=要求到货时间–认证周期–订单周期–缓冲时间

制订订单计划是开展采购工作的基础，是采购工作得以及时、有序进行的有利保证，因此企业应当充分重视。