1.3　管理与优化界面

磨刀不误砍柴工，在正式学习PowerPoint之前，首先要打造一个适合自己的工作环境，即管理和优化PowerPoint工作界面，这可以给以后的学习和工作带来极大的便利。

1.3.1　设置快速访问工具栏

快速访问工具栏在PowerPoint 2016界面中的位置和其中包含的工具都不是固定的。用户可以根据个人的操作习惯来优化快速访问工具栏。

1.调整快速访问工具栏的位置

用户在使用PowerPoint时，为了让快速访问工具栏更符合自己的操作习惯，可以改变其位置，具体操作方法如下。

Step 01　1　单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，2　在弹出的下拉菜单中选择“在功能区下方显示”命令，如下图所示。

Step 02　完成上述操作后，快速访问工具栏将显示在功能区的下方，效果如下图所示。

2.在快速访问工具栏中添加命令按钮

快速访问工具栏作为一个命令按钮的容器，可以承载PowerPoint 2016所有的操作命令和按钮。不过，默认情况下的快速访问工具栏中只提供了“保存”、“撤销”和“重复”3个按钮，为了方便在编辑文档时能快速实现常用的操作，用户可以根据需要将经常使用的按钮添加到快速访问工具栏中，具体操作方法如下。

Step 01　1　单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，2　在弹出的下拉菜单中选择“其他命令”命令，如下图所示。

Step 02　1　打开“PowerPoint选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，2　在左侧的列表框中选择添加的命令按钮，3　单击“添加”按钮，4　单击“确定”按钮，如下图所示。

一点通

快速添加按钮到快速访问工具栏中

本例直接在快速访问工具栏下拉菜单中选择“打开”命令，可快速将“打开”按钮添加到快速访问工具栏中。另外，直接在功能区中需要添加的按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令也可快速添加。

3.删除快速访问工具栏中的命令按钮

当快速访问工具栏中的命令按钮过多或不需要时，可以将多余按钮删除，具体操作方法如下。

1　在快速访问工具栏中需要删除的命令按钮上右击，2　在弹出的快捷菜单中选择“从快速访问工具栏删除”命令即可，如下图所示。

1.3.2　添加工具组

在使用PowerPoint 2016进行PPT制作时，用户可以根据自己的操作习惯，为经常使用的命令按钮创建一个独立的选项卡或工具组，具体操作方法如下。

Step 01　单击“文件”选项卡，如下图所示。

Step 02　在弹出的“文件”下拉菜单中选择“选项”命令，如下图所示。

Step 03　打开“PowerPoint选项”对话框，1　单击“自定义功能区”选项卡，2　在右侧的“自定义功能区”列表框中选择工具组要添加到的具体位置，这里选择“开始”选项，3　单击“新建组”按钮，如下图所示。

Step 04　经过上步操作，即可在“自定义功能区”列表框中“开始”选项下“编辑”选项的下方添加“新建组（自定义）”选项。保持新建工作组的选择状态，单击“重命名”按钮，如下图所示。

一点通

在功能区中新建选项卡

在“Word选项”对话框左侧单击“自定义功能区”选项卡，然后在右侧单击“新建选项卡”按钮可以在功能区中新建选项卡。

Step 05　打开“重命名”对话框，1　在“符号”列表框中选择要作为新建工作组的符号标志，2　在“显示名称”文本框中输入新建组的名称“我的工具”，3　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step 06　1　在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“常用命令”选项，2　在下方的列表框中依次选择需要添加到新建组中的按钮，3　单击“添加”按钮将它们添加到新建组中，4　添加完毕后单击“确定”按钮，如下图所示。

Step 07　完成自定义功能区的操作后返回PowerPoint窗口中，在“开始”选项卡“编辑”功能组的右侧将显示新建的“我的工具”组，在其中可看到添加的自定义功能按钮，如下图所示。

一点通

删除功能组区中的功能组

如果需要删除功能区中的功能组，在“PowerPoint选项”对话框的“自定义功能区”选项卡中，在“自定义功能区”列表框中选择需要删除的功能组，单击“删除”按钮即可。

1.3.3　设置功能区

在制作或者查看PPT时，如果想在有限的窗口界面中增大可用空间，以便将幻灯片中的内容看得更仔细，可以对功能区进行调整。

1.展开或折叠功能区

自PowerPoint的相关命令以功能按钮的形式进行展示，而非菜单项的形式出现时，便可以对功能区进行折叠或展开控制。默认情况下，功能区是展开的，对其进行折叠的操作方法如下。

Step 01　1　在功能区的空白位置右击；2　在弹出的快捷菜单中选择“折叠功能区”命令，如下图所示。

Step 02　经过上步操作，即可看到折叠功能区后的效果，实际上就是让功能区仅显示出选项卡的效果，如下图所示。

一点通

展开功能区

折叠功能区后单击选项卡仍然可以显示出功能区中的按钮，只是在进行操作后功能区又将折叠起来。若要展开功能区，可在选项卡上右击，在弹出的快捷菜单中再次选择“折叠功能区”命令，取消选中该命令前的“√”标记即可。

2.显示或隐藏功能区

PowerPoint 2016还提供了隐藏功能区的方法，当需要更多的阅读空间，而多数时候不需要进行编辑操作时，可以将功能区隐藏，在需要应用功能区的相关命令或选项时，再将其显示出来。对功能区进行隐藏的具体方法如下。

Step 01　1　单击窗口控制按钮组中的“功能区显示选项”按钮；2　在弹出的下拉菜单中选择“自动隐藏功能区”命令，如下图所示。

Step 02　经过上步操作，即可隐藏功能区并切换到全屏阅读状态，如下图所示。如要显示出功能区，可以将鼠标光标移动到窗口最上方，显示出标题栏，单击右侧的按钮即可。

小提示

控制功能区的状态

在“功能区显示选项”下拉菜单中选择“显示选项卡”命令，将折叠功能区；选择“显示选项卡和命令”命令，将展开功能区。