1.1 初识现金日记账

现金日记账是用来记录企业在日常经营过程中，现金的收入、付出以及结余情况的特种日记账。它是由单位出纳人员根据审核无误的现金收款凭证、付款凭证和从银行提取现金的银行付款凭证逐笔进行登记的。现金日记账不仅可以反映企业现金的支存情况，还可以为财务对账和查账提供依据。

1.1.1 轻松创建现金日记账

用户在创建现金日记账时，需要运用公式和函数，计算每日余额和借方、贷方的合计额，然后按类别汇总现金额。

1. 相关函数介绍

●SUM函数

SUM函数是用来计算单元格区域中所有数值的和。该函数的语法格式为：

SUM(number1,[number2], )

参数number1表示要相加的第一个数；number2表示要相加的第二个数。

●SUMIF函数

SUMIF函数是用来按条件对指定单元格求和的，该函数的语法格式为：

SUMIF(range,criteria,[sum_range])

参数range表示用于条件计算的单元格区域；参数criteria表示用于确定对哪些单元格求和的条件；参数sum_range表示要求和的实际单元格。

●SUMIFS函数

SUMIFS函数是用来对一组给定条件指定的单元格求和。该函数的语法格式为：

SUMIFS(sum_range,criteria_range1, criteria1,[ criteria_range2, criteria2],…)

参数sum_range表示对一个或多个单元格求和，包括数字或数字的名称、引用或数组；参数criteria_range1表示在其中计算关联条件的第一个区域；参数criteria1表示条件的形式为数字、表达式、单元格引用或文本，可用来定义将对criteria_range1参数中的哪些单元格求和；参数criteria_range2，criteria2表示附加的区域及其关联条件。

2. 制作现金日记账

【例1-1】创建现金日记账（记录一周的现金收支情况，计算余额，汇总日记账）。

01 新建一个工作表，并在工作表中制作表格，输入基本数据，并为表格设置边框，如图1-1所示。

图1-1 输入基本数据

02 选择“F4”单元格，在单元格中输入公式，然后按“Enter”键确认输入，如图1-2所示。

图1-2 输入公式

03 将鼠标放到“F4”单元格的右下角，当其变成“+”时，按住鼠标左键，向下拖动鼠标，填充公式，如图1-3所示。

图1-3 向下填充公式

04 选择“D13”单元格，在其中输入求和公式，然后按“Enter”键确认输入，如图1-4所示。

图1-4 输入求和公式

05 选择“E13”单元格，在其中输入求和公式，然后按“Enter”键确认输入，如图1-5所示。

图1-5 输入求和公式

06 选择“F13”单元格，在其中输入公式，然后按“Enter”键确认输入，如图1-6所示。

图1-6 输入公式

07 在“H1：I5”单元格区域内制作一个数据汇总的表格，此表格用来汇总现金日记账中的数据，如图1-7所示。

图1-7 创建汇总表

08 选择“H3”单元格，在其中输入计算公式，然后按“Enter”键确认输入，如图1-8所示。

图1-8 输入公式

09 选择“H4”单元格，在其中输入计算公式，然后按“Enter”键确认输入，如图1-9所示。

图1-9 输入公式

10 将“H3”单元格中的公式复制到“H5”单元格中，如图1-10所示。这样就将现金日记账中的三种类别的数据进行了汇总。

图1-10 汇总日记账

1.1.2 设置数据格式

用户在现金日记账中输入数据，并使用公式进行计算汇总后，还需要对其中的数据格式进行设置，使用会计专用格式。

1. 功能按钮法

【例1-2】通过功能区按钮设置数据格式（将数据格式设置为会计专用）。

01 打开需要设置数据格式的现金日记账，选中需要设置数据格式的单元格区域。

02 打开“开始”选项卡，单击“数字”命令组中的“数字格式”按钮，弹出下拉列表，从中选择“会计专用”选项，如图1-11所示。

图1-11 选择“会计专用”选项

03 此时，选中的单元格区域中的数字格式，就变成了“会计专用”格式，如图1-12所示。

图1-12 设置后的效果

2. “设置单元格格式”对话框

【例1-3】通过“设置单元格格式”对话框设置数据格式（将数据格式设置为会计专用）。

01 选中需要设置数据格式的单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“数字”命令组中的对话框启动器，如图1-13所示。

图1-13 单击对话框启动器

02 弹出“设置单元格格式”对话框，在“分类”列表框中选择“会计专用”选项，将小数位数设置为“2”，然后单击“确定”按钮即可，如图1-14所示。

图1-14 “设置单元格格式”对话框

知识点拨

1.1.3 设置表格格式

对现金日记账的数据格式进行设置后，用户还可以对现金日记账进行简单的美化，使现金日记账更加美观。

1. 套用已有样式

【例1-4】为“现金日记账”表套用“表样式浅色11”。

01 打开现金日记账，选中除第一行之外的整个表格区域，打开“开始”选项卡，如图1-15所示。

图1-15 选中单元格区域

02 单击“样式”命令组中的“套用表格格式”按钮，弹出下拉列表，从中选择“表样式浅色11”选项，如图1-16所示。

图1-16 选择“表样式浅色11”选项

03 弹出“创建表”对话框，保持默认设置不变，单击“确定”按钮，如图1-17所示。返回现金日记账，可以看到设置后的效果，如图1-18所示。

图1-17 “创建表”对话框

图1-18 最终效果

2. 自定义样式

【例1-5】自定义表格样式，并应用于“现金日记账”表。

01 打开“开始”选项卡，单击“样式”命令组中的“套用表格格式”按钮，弹出下拉列表，从中选择“新建表格样式”选项，如图1-19所示。

图1-19 选择“新建表格样式”选项

02 弹出“新建表样式”对话框，设置名称，然后在“表元素”列表框中选择“整个表”选项，单击“格式”按钮，如图1-20所示。

图1-20 单击“格式”按钮

03 弹出“设置单元格格式”对话框，从中打开“边框”选项卡，将边框颜色设置为“蓝色”，单击“确定”按钮，如图1-21所示。

图1-21 设置边框

04 返回“新建表样式”对话框，在“表元素”列表框中选择“第一行条纹”选项，单击“格式”按钮，如图1-22所示。

图1-22 选择“第一行条纹”选项

05 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“填充”选项卡，从中选择合适的填充色，然后单击“确定”按钮，如图1-23所示。

图1-23 设置条纹颜色

06 返回“新建表样式”对话框，单击“确定”按钮，如图1-24所示。

图1-24 单击“确定”按钮

07 返回工作表编辑区后，选择除第一行外的所有表格区域，如图1-25所示。

图1-25 选中表格区域

08 单击“样式”命令组中的“套用表格样式”按钮，弹出下拉列表，选择“现金日记账”选项，如图1-26所示。

图1-26 选择“现金日记账”选项

09 弹出“套用表格式”对话框，保持默认设置不变，单击“确定”按钮，如图1-27所示。

图1-27 “套用表格式”对话框

10 返回工作表编辑区后，可以看到设置好的现金日记账，如图1-28所示。

图1-28 最终效果

1.1.4 打印设置

用户创建好现金日记账后，如果需要将其打印出来，那么首先需要进行打印设置，如设置页面边距、设置纸张方向、打印份数和打印方向等。

【例1-6】打印现金日记账（设置现金日记账的边距、纸张、打印方向、打印份数）。

01 打开“页面布局”选项卡，单击“页面设置”命令组中的“页边距”按钮，弹出下拉列表，选择“上次的自定义设置”选项，如图1-29所示。

图1-29 设置页面边距

02 单击“页面设置”命令组中的“纸张大小”按钮，弹出下拉列表，选择“A4”选项，如图1-30所示。

图1-30 设置纸张大小

03 单击“页面设置”命令组中的“纸张方向”按钮，选择“纵向”选项，如图1-31所示。

图1-31 设置纸张方向

04 选中需要打印的区域，单击“打印区域”按钮，弹出下拉列表，选择“设置打印区域”选项，如图1-32所示。

图1-32 设置打印区域

05 执行“文件—打印”命令，在“份数”增量框中输入“10”，如图1-33所示。

图1-33 设置打印份数

06 选择合适的打印机，单击“打印”按钮，进行打印即可，如图1-34所示。

图1-34 打印现金日记账