第二节 公文写作
一、公文写作的含义
公文写作，是通过书面形式，以语言文字为媒体，根据客观事物、社会生活以及管理职能等方面的实际需要而进行的创作活动。它是各级、各类社会组织完成职能、履行职责的一种组织行为，是由多人参与的群体活动，并通过群体协同工作的成果——公文，来表达其管理规划、决策、指令、目标和意图。
公文写作是一种智力活动。公文写作需要借助于书面语言，是对发文者的思想意图、观念认识、情感态度、目的目标等进行选择、提炼、加工，并以“公文”的形式完整表达出来的一种创作行为。这种行为的动力来源于组织意志，因而公文撰稿人要反复领会、斟酌、审核自己所撰写的公文文稿是否切实体现了组织领导人的思想认识，是否充分体现了组织的价值取向、利益目标，在这种深刻、全面的思想过程中，撰稿人的思想观念、专业知识与能力、毅力耐性、责任感等都将综合调动和运转起来，目的是使公文内容不断接近以至完全达到组织集体意志的表达。这种行为过程与文学创作一样，同样是一个不断筛选加工、分析综合、思考认识、创新创作的智力活动过程。这不仅仅是一种语言与格式的表达，而更重要的是组织管理的理念、思路、决策、措施以及方式和方法等的准确的逻辑再现，能够使受文者读懂并理解发文者的意图。清晰合理的逻辑结构、深刻的思想、准确严谨的语言等，无不体现出撰写者的理性与智慧、思想力与表达力。可见，公文写作是一种创造性的精神劳动。
公文写作是一种组织管理行为。组织与组织之间通过各自的公文写作行为制作规范的公文，来商洽工作、联系业务、交流思想、沟通信息、传播经验、记载认识、改造世界和人类自身。尽管公文写作通常不是一个组织的主要职能，但是它传递权威性、凭证性管理信息的功能是促使其主要职能活动顺利完成的必要手段和重要方式，是任何组织都不可缺少的，例如：政府通过制发公文来表达其行政管理的理念、内容、方式、方法和步骤等，以便行政人员和社会公众了解、执行和贯彻落实；而企业通过公文写作活动来传递、发布其产品信息，传达经营理念，商洽购销业务，营销各种商品等，以实现高额经营利润；一些事业单位通过撰发公文表达其机构宗旨、组织愿望、交流经验、争取支持等。事实上，公文写作不是一种单纯的写作行为，而是一项具体工作过程中的一个流程或者一项内容，因而公文写作活动是与社会组织管理活动融合交织在一起的，是其管理行为中的一个重要组成部分。
二、公文写作的特点
公文写作产生并服务于社会组织的各项管理活动，是一项集管理性、政策性、思想性、理论性、实践性、技术性等于一体的创造性活动。它反映了一个组织的业务内容、质量指标和工作效率，体现了一个组织管理者的管理理念、管理水平、业务能力、指挥才能等，是记录一个组织管理活动和塑造组织形象的重要手段。因此，公文撰稿人要高效完成写作任务，就必须透彻了解公文写作的基本特征，准确地把握“授意—构思—撰文—审核—定稿”过程的特点和规范。
根据公文写作实践活动的实际情况，可将公文写作的主要特征概括为实用性、合法性、被动性、群体性、技术性。
公文写作是为了适应管理活动的需要而产生的一种写作行为，具有明确的功利性和现实的适用性。“以用为本”、“写以致用”的实用性特点始终贯穿在公文写作活动的全过程中。
从历史看，我国历朝历代都很重视和强调公文写作的“致用”性，有很多文献可以证明这一点，兹举例如下。需要说明的是尽管如下的论述中并没有明确使用“公文”的字样，但就当时特定的历史环境来看，这里的“文”大多是指各种政论、策论等管理国家的公文。先秦的韩非子说：“今日之谈也，皆道辩说文辞之言，人主览其文而忘其用。墨子之说，传先王之道，论圣人之言以宣告人。若辩其辞，则恐人怀其文，忘其文，直以文害其用也。”（韩非子：《外储说左上》）这段话指出文以“载道”、文以“告人”是公文写作的目的，并提醒人们不能只是披览文辞而忘记其用途。汉代的王充认为，“为世用者，百篇无害；不为用者，一章无补”（王充：《论衡·自纪》），强调公文形成和使用的功用性。宋代的王安石说，“文者，务为有补于世而已矣”，“诚使适用，亦不必巧且华。要之以适用为本”（王安石：《临川集·上人书》），更加明确地指出了公文写作的适用性。这种公文写作的功利适用思想数千年来一直贯穿于人们的生产、管理以及其他社会生活领域的各项活动中，直至今天，仍然适用于以解决现实存在的问题为宗旨的公文写作行为。毛泽东同志曾指出，“任何机关做决定、发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思主义的真理，要靠有用”（毛泽东《反对党八股》），特别强调了公文写作应具有求真性和有用性。
从现实来看，公文写作的内容和形式也体现出公文的直接应用性。公文的内容信息是依据现实社会生活各方面的要求而形成的，它直截了当、真实准确地说明了人们履行职责、管理业务、沟通信息、协调关系、规范行为等现实活动的内容，并依靠这些内容所传递的信息来解决实际工作中的各种问题。同时，为了更好地表达公文的实用信息内容，公文在外在形式上采用了法定的或约定的规范体式，如使用国家标准化的公文格式，以说明为主的表达方式，程式化的公文结构，简明精练、郑重严肃的公文专用语词，等等，以便公文的制作者和阅文者能够按照规范的程式快速、高效地形成和处理公文，从而提高各项活动的管理效率。
可见，公文写作的原动力来源于公务活动的应用需求，目的在于实用，强调的是公文的工具性。因此，实用性是公文写作的本质特征，也是它与文学写作这一艺术创作活动的根本区别。
随着现代民主政治的推进，国家和社会治理正在步入法治文明阶段。我国社会生活的各个方面也在进一步法治化，“依法治国”、“依法行政”、“依法管理”、“依法经营”等思想理念日渐深入人心。作为社会各项事务的一种管理工具，公文在从信息内容到表现形式以及制作过程、程序和时限等方面，都必然打上法治化的深深烙印。因此，无论是国家机关，还是企业事业单位和其他组织，都应在法律、法规、规章的范围内履行组织职能，管理自身事务，制发符合自身职权范围和法定地位的公文，否则，就会违背法律法规的要求，扰乱甚至破坏社会生活的正常秩序。例如：一些地方政府为给相关利益集团谋取不法利益越权制发公文，或违反法定程序制作公文；一些经济组织为了扩张行业垄断利益把行规凌驾于法规之上，制作侵犯消费者合法权益的违法公文；一些组织借用、滥用、盗用其他组织的名义制发公文，等等，这些公文均属于无效公文，应予坚决撤销。
目前，我国还没有专门的《文件法》，但国家制发的有关法律法规及规章制度针对公文制作内容、形式以及程序合法性等也作了相应规定，这些法律法规包括《保密法》、《档案法》、《行政程序法》、《行政复议法》、《行政许可法》、《行政法规制定程序暂行条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》等。各类组织的公文写作行为必须遵守相关法律法规的要求，不得随意而为，否则就会损害相关机构或人员的合法权益，甚至引起严重的法律后果。如××市政府制发了一份《关于为×××区综合开发公司提供贷款担保的函》，主送中国建设银行本市分行，这一公文制发行为就明显地违法。因为，《中华人民共和国担保法》第八条明确规定：“国家机关不得为保证人”；此外，国务院办公厅也曾发文严禁国家机关为经济活动提供担保，因为国家行政机关不具备代偿债务的能力，会形成银行的呆账、死账，影响社会正常的经济活动和经济秩序。总之，这份公文明显与法律相抵触，应自始不产生法定效用。
总之，公文写作的主体、内容、程序、行为等必须合法，只有这样才能确保公文的合法性，从而有效实现公文的行文目的。
公文写作活动中，公文撰稿人的写作行为是由组织授权的公务行为，而不是撰稿人自身内心情感的自然驱动，因此公文写作是被动的而非主动的写作行为。
通常，写作行为的产生，是从需求开始的，而需求是生理和社会的要求在人脑中的反映，它与人类的各项活动密切相关，是人类活动的基本动力。需求可以分为个人需求与组织需求。与写作者因内在的主观情感的直接需要而去主动写作的文学写作行为不同，公文写作行为来源于社会组织的管理活动需求，是组织力量驱动下而产生的写作行为。它要求撰稿人按照已定的写作目标去完成具体的写作任务，其写作行为自始至终都受政策法规、领导意图、发文目标、组织利益取向等诸多外部因素的制约，以至在写作活动中的思维换位、主题先定、时效限定等方面都突出地表现了这种写作活动的被动性。
公文写作主要采用形式逻辑的思维形式，撰稿人是公文的直接起草者，起草文稿并不是其内在情感冲动的结果，而是一种职务行为，是一种组织行为，故撰稿人不能随情而感，随心所至，而必须摆正自己“代组织立言”的位置，必须要站在授意者（组织及其负责人）“要我写”的被动立场，采用“换位思维”的方式去深刻理解、“吃透”授意者的意图，掌握实际工作情况，并依照已确定的公文主题方向，按照规范的体式，在规定的时间内，依靠自身的理性、意志以及职业道德与写作规范，立意选材，谋篇布局，创制公文。
公文写作是一种群体行为，公文写作活动不是公文撰稿人一人单独完成的，通常需要多部门多人参与配合，共同完成。
公文文稿内容的形成是参与者集体智慧的结晶。公文主题的确定通常是一个组织的管理层针对现实管理活动提出的，或者是业务部门根据自身管理工作的需要而确定的，然后由文秘人员或职能部门专业人员具体负责公文写作；公文草稿完成后，撰稿人除了要认真修改，还要听取本部门业务负责人、综合办公室核稿人、签发人对公文文稿的意见，或者听取公文内容所涉及的其他组织或人员以及专业技术部门的意见，或者精通各种政策、法律等的专业人员的意见。行政机关制发一些行政法规规章、公共政策等公文时，往往还需要听证或者公开公文草案，广泛征求公众意见。上述参与者，均从不同角度、不同程度地为不断修改和完善公文内容提出了自己的看法，贡献了自己的思想和智慧。
公文写作的质量控制由多种人员共同完成。公文写作是一个由多种环节构成的动态活动过程。通常，一份规范公文的形成需要履行以下程序：撰稿人认真负责地拟稿；撰稿人所在部门的负责人进行审核；本单位综合办公部门的负责人或者专门核稿人进行审核把关；报送本单位正职领导或者分管业务的副职领导进行签发，赋予公文文稿以法定效力；复核无误的文稿进行印制校对、制作公文正本；用印或签署，确定公文正本的法定效力。上述流程往往需要多部门人员的沟通联络、协同工作，才能顺利完成公文写作任务，提高公文写作的效率。
考察公文写作的技术特征必须先界定“技术”这个概念。
“技术”有广义和狭义之分。狭义的“技术”是指人与自然的关系以及物质生产过程中所使用的各种手段的总和。广义的“技术”是指人们在物质和精神生产过程中所使用的各种手段的总和。狭义的“技术”概念仅立足于物质生产过程，而广义的“技术”概念既包括物质生产过程，也包括精神生产过程中的目标、模式、程序、规则、方法等范畴。我们将“公文写作”与“技术”联系起来考察，正是基于“技术”的广义概念，它是我们认识公文写作技术性的理论前提和依据。
公文写作作为一种精神劳动，生产的是公文这一“非物质的产品”，其活动本身同样形成了系列范畴并构成了一个有机体系：
既定的功利性的写作目标，即公文写作活动能够解决社会生活各个领域中的实际问题，如商洽公务、联系工作、沟通信息、交流经验、记载事物等，从内容到形式都围绕这一目标行动。
要素化的数据模式，即表达公文信息内容的各项数据要素，具有法定或约定的规范表达程式，如正式的对外发文要使用发文机关标志，对上级机关发文要有签发人，涉密文件应注明密级，公文主体部分要有标题、正文、成文日期等项目，逻辑结构通常按“提出问题——分析问题——解决问题”的模式来表达，等等。撰稿人只有熟练掌握这些表达模式，才能从宏观和微观上把握公文写作的基本要领。
标准化的写作规则，即对达到写作目标的各种行为制定的一系列说明或标准，是公文写作的行为规范，具有一定的强制性。其中，一部分是针对不同的实际情况的可选择性规则，如文种的选择，行文对象、行文方向、行文方式的确定，公文内容的表达要素的选择等。另一部分则是必须遵循的规则，如格式要素在载体上的排列规范，有关数字、标点、符号和图表等的使用和安排规则等。
逻辑性的写作程序，即按照一定的步骤和环节写作公文，各步骤和环节之间往往具有内在的逻辑关系，如按照“授意—构思—撰文—审核—定稿”的逻辑顺序进行，各环节具有内在的逻辑推演性，不可随意调换流程顺序，否则，就会违背公文写作规则；公文正文写作中通常按照“提出问题—分析问题—解决问题”、“分析现状—预测趋势—提出建议”、“成因—危害—对策”等安排逻辑顺序，而前者是后者的基础或者条件、结果或结论，一般不应破坏这种思维的逻辑规则。
规范化的语言表达，即必须使用规范的现代汉语以及约定俗成的公文专用语来表达公文的内容。公文的规范语言是表达发文者思想和意图的工具。从历朝历代官方文书提炼出的有别于文学语言的公文专用词语的使用，能减少公文内容理解上的障碍，能够更有效地实现信息沟通与交流，增强公文的郑重性和表现力。
现代化的写作手段，即使用计算机及其网络等信息技术手段和媒介以及复制、传真等现代化的办公方法进行公文写作。通信与信息技术日益普及，成为当今社会的显著特征，特别是当前电子政务和电子商务活动的日益深入，办公自动化无纸化，改变了传统的公文写作方式、思维模式、表达方式、存储形态、传播速度等。以键盘和显示器为书写和表达工具，以硬盘和软盘为信息载体，采用多维的网络思维模式和立体的超文本结构、交互性和流动性的文本语言、标准化和统一化的文本体式等，使现代公文写作尤其是电子公文写作具有鲜明的技术特征。
综上所述，公文写作目标、写作模式、规则、程序、专用语言、写作手段等从不同的角度体现了公文写作的技术性特点。正确理解并熟练掌握这些技术性特点，有助于规范公文写作行为，提高公文写作的效率。