2.5 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等3种方法对文档进行保护，以防止他人随意地打开或者修改文档。

2.5.1 设置只读文档

将文档设置为只读文档可以强制用户以只读的方式打开，这样可以有效地保护文档中的内容不被修改。

1.标记为最终状态

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【信息】命令，然后单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【标记为最终状态】命令。

2 弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

4 再次启动该文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击按钮即可。

2.使用常规选项

1 单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【另存为】命令，在打开的窗口中双击【计算机】选项。

2 弹出【另存为】对话框，单击【工具】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【常规选项】命令。

3 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框单击按钮。

4 返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。再次启动该文档时弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“是否以只读方式打开？”。

5 单击按钮，启动该文档时，此时该文档处于“只读”状态。

2.5.2 设置加密文档

前一小节介绍设置只读文档的方法，只是限制了用户修改文档内容，用户仍然可以打开文档。为了进一步保护文档，用户可以对文档进行加密，设置文档密码包括设置打开密码与修改密码，具体的操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的下拉菜单中选择【信息】命令，然后单击【保存文档】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【用密码进行加密】命令。

2 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

4 再次启动该文档时弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

5 如果输入密码错误，会弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“密码不正确，Word无法打开文档。”。

2.5.3 启动强制保护

为了防止被随意打开或修改文档。这里可以通过启动文档的强制保护功能来设置文档的编辑权限，从而保护文档不被任意修改。具体的操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的下拉菜单中选择【信息】命令，然后单击【保存文档】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【限制编辑】命令。

2 在Word文档编辑区的右侧出现【限制编辑】窗格，在【2.编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表框中选择【不允许任何更改（只读）】选项，然后单击按钮。

3 弹出【启动强制保护】对话框，系统默认选择【密码】单选钮，在【新密码】和【确认新密码】文本框中同时输入“123”。

4 单击按钮，返回文档中，此时，文档处于保护状态。若用户修改文档中的内容，此时，在窗口的左下方会出现“不允许修改，因为所选内容已被锁定”的提示。

5 若用户要取消强制保护，可以单击按钮，弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。

提示

若用户在【启动强制保护】对话框中没有设置密码就单击按钮返回文档中，虽然启动了强制保护功能，但是用户可以单击按钮来取消文档的保护状态，因此，为了安全起见，用户一定要设置密码。